Gérer la délégation des tâches avec Nintex

Que ce soit pour des vacances, un arrêt maladie ou pour d’autres raisons, un employé peut s’absenter pour une longue durée du bureau. Pendant ce temps-là, les flux d’information continuent d’avancer, les processus automatisés continuent de fonctionner et si l’employé est impliqué dans des flux de travail, les tâches en attente de validation s’accumulent !

Nintex apporte aux utilisateurs absents pour une longue durée, une option de délégation de leurs tâches. Cela leur permet de déléguer automatiquement les tâches de flux de travail à une personne spécifique et pour un temps donné. Les utilisateurs peuvent spécifier à qui leurs tâches seront envoyées, la durée de la délégation, et la portée de cette délégation (collection de sites ou application web).

Suivant l’architecture choisie pour une application, la mise en place de la délégation de tâches sera différente. Soit l’application se trouve dans une seule collection de sites, alors la mise la mise en place de la délégation sera très simple, soit une application est architecturée sur deux collections de site (par exemple un back end et un front end), il faudra alors créer un formulaire et un flux de travail associés à une liste pour permettre aux utilisateurs de déléguer leurs tâches liées à cette application.

En utilisant la fonctionnalité Nintex

Voici les étapes à suivre pour la mise en place de la délégation des tâches lorsqu’une application utilise une seule collection de sites, c’est-à-dire lorsque l’utilisateur accède directement aux sites où se trouvent les formulaires et flux de travail Nintex

  • Cliquez sur votre nom en haut à droite de la page
  • Dans le menu Nintex Workflow 2013, sélectionnez l’option Délégation de tâches

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  • Cliquez sur le lien Déléguer des tâches à un utilisateur entre des dates spécifiques

  • Vous allez pouvoir saisir les informations nécessaires pour la mise en place de la délégation

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  1. Dans le premier champ, saisissez l’utilisateur dont les tâches seront déléguées. Vous ne verrez ce champ que si vous êtes administrateur du site. Par défaut, ce champ prend la valeur de l’utilisateur connecté.

  2. Dans le second champ, sélectionnez la date de début de la délégation.
  3. Dans le troisième champ, choisissez la date de fin de la délégation.
  4. Dans le champ « Délégué à », renseignez l’utilisateur qui recevra les tâches déléguées.
  5. Pour finir, la case à cocher Scope vous permet de définir la portée de la délégation : si la case est cochée, la délégation s’appliquera uniquement au site actuel. Si vous décochez la case, la délégation s’appliquera à l’application web courante.
  6. Cliquez sur OK pour enregistrer votre délégation.

Par la suite, l’utilisateur pourra modifier ou supprimer ses délégations de tâches. En retournant sur la page Délégation de tâches à partir du menu Nintex Workflow 2013, les délégations mises en place sont listées. L’utilisateur peut alors cliquer sur le champ “Tâches déléguées à” afin d’accéder à la configuration de la délégation. L’utilisateur peut modifier les paramètres de cette délégation ou la supprimer.

 

En créant un formulaire et un flux de travail Nintex

Dans le cas d’une application utilisant plusieurs collections de site, la mise en place des délégations de tâches est un peu plus complexe. Par exemple, lors de l’implémentation d’un catalogue SharePoint, l’architecture choisie peut être une collection de sites comprenant toutes les données, formulaires, flux de travail associés… et une autre collection de sites qui exposent à l’utilisateur l’application. La fonctionnalité Nintex est alors uniquement activée sur la première collection de site dans laquelle s’exécuteront les flux de travail. L’utilisateur n’ayant jamais accès à cette collection de sites, il ne verra pas le menu Nintex Workflow 2013 sous son nom en haut à droite des pages auxquelles il accède.

Dans un premier temps on va donc créer un formulaire et un flux de travail dédiés aux délégations dans la première collection de sites qui contient les données. Dans un second temps on exposera ce formulaire aux utilisateurs, dans la deuxième collection de sites qui consomment les données, ce qui leur permettra de mettre en place des délégations de ses tâches.

    1. Créer une liste « Délégations » qui stockera toutes les délégations des utilisateurs de l’application.
    2. Créer les champs nécessaires à l’enregistrement d’une délégation ainsi que les formulaires.
      TâchesNintex_07_FormNew TâchesNintex_08_FormEdit
    3. Créer le flux de travail Nintex qui démarrera automatiquement à la création d’une nouvelle délégation ou à la modification d’une délégation existante.

      TâchesNintex_03_Workflow

      • Pour le cas de la création d’une délégation, utilisez une action Web Service telle que celle ci-dessous. Renseignez alors les paramètres requis pour la création de la délégation : l’utilisateur courant, l’utilisateur qui recevra les tâches, la date de début de la délégation, la date de fin de la délégation et la portée de cette délégation. Il est très important de sauvegarder le résultat de l’appel au web service qui correspond à l’identifiant de la délégation créée. Cet identifiant vous permettra par la suite de la modifier ou de la supprimer.

        TâchesNintex_04_WebServiceAdd

      • Pour supprimer une délégation, utilisez une action Web Service telle que celle ci-dessous en renseignant l’ID de la délégation

        TâchesNintex_05_WebServiceRemove

    4. Exposer le formulaire de création d’une délégation au niveau de la collection de sites qui consomment les données, ainsi qu’un tableau de bord pour lister les délégations de l’utilisateur courant afin qu’il puisse les modifier ou les supprimer.

Sachez que lorsqu’une délégation est automatiquement utilisée par un flux de travail Nintex, une trace est enregistrée dans l’historique Nintex de ce flux de travail, information qui peut s’avérer très importante en cas d’audit.
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Avec l’automatisation des opérations quotidiennes, les processus doivent aller de l’avant même pendant l’absence des utilisateurs. Il est donc important de mettre en place ces délégations de longues durées. Les utilisateurs ont souvent le réflexe de mettre en place un message d’absence sur leur messagerie Outlook mais beaucoup moins de mettre en place la délégation de leurs tâches. On pourrait alors imaginer un unique formulaire « Je pars en vacances » : un champ supplémentaire dans le formulaire précédent pour permettre à l’utilisateur de saisir son message d’absence. Ainsi votre flux de travail s’occupe en plus de la délégation des tâches, de la création d’une réponse automatique « Out of Office » grâce aux Web Services Microsoft Exchange (EWS). Une seule interface, Nintex s’occupe de tout, vos utilisateurs peuvent partir l’esprit tranquille.