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Tags: Change Management, Technology Adoption, Governance, Microsoft Teams

Microsoft Teams, Mieux Gouverner avec Powell Teams

Dans le contexte sanitaire actuel, le télétravail est devenu une pratique indispensable pour assurer la continuité de l'activité pour des milliers d'Entreprises.

Le challenge principal pour les DSI est de fournir un environnement de travail opérationnel à chacun des collaborateurs en un temps record tout en assurant la pérennité de la solution mise en place. Pour les managers et chefs de projets, l'objectif est de garder un contact sain avec leurs équipes tout en gardant un niveau d'engagement et d'efficacité optimal. Pour les Directions des Ressources Humaines et Communication, il faut préparer des messages de crise efficaces, cadencés et adaptés à chaque profil de collaborateurs.

Vous l'aurez compris, quels que soient les niveaux hiérarchiques et les responsabilités, toutes les parties prenantes de l'Entreprise doivent travailler main dans la main pour faire avancer le bateau, avec une agilité certaine. La collaboration et la transformation digitale en Entreprise est passée d'une option à ajustement variable, à une réelle nécessité parfois vitale.

Microsoft Teams est un outil de collaboration d'entreprise qui s'impose réellement comme un outil central de la suite Office 365. Il rencontre beaucoup de succès dans les entreprises, surtout pour sa simplicité d'utilisation et son intégration au poste de travail. Cette simplicité cache en soi un défi, on minimise souvent une réflexion de fond pour que les freins et appréhensions soient levées.

Nous vous proposons les thèmes suivants pour détailler les différentes problématiques que l'on peut rencontrer.

  • La gestion et l’organisation des équipes Teams, un réel défi pour de nombreuses entreprises
Au fur et à mesure que les collaborateurs créent des équipes et ajoutent leur collègues, que ces équipes partagent des volumes d’informations importants, on constate très rapidement que l'accès, la recherche et le classement des contenus demandent alors une réelle réflexion sur la structuration. Zones de partage, règles de nommage, collaboration interne / externe, qui doit accéder à telle ou telle information, autant de questions qui peuvent rapidement devenir incontrôlables.

Aussi si l'usage principal est la mise à disposition et le partage de documents, n'oublions pas que ce qui fait la force de Teams est aussi ses fonctionnalités conversationnelles qui sont là pour alléger nos échanges de mails.
  • Accédez plus facilement à vos équipes

Je commence à avoir beaucoup d'équipes Teams, comment puis-je faire pour les classer ? C'est une question récurrente qui revient souvent lors de nos accompagnements client. La recherche contextuelle Teams permet de filtrer sur une équipe / un canal lorsque je sais ce que je cherche.

Pour aller plus loin, l'idéal serait d'avoir une vue globale de toutes mes équipes classées selon des critères de recherche plus précis comme la Direction / entité d'appartenance, la localité dans un contexte internationale ou le statut interne / externe d'une équipe.

  • Gardez le contrôle sur le déploiement de Teams
Un des enjeux majeurs est de pouvoir garder le contrôle sur le déploiement des équipes Teams sans pour autant freiner la création et l'adoption.
Bloquer la création d'équipes pour centraliser la création des équipes, cela peut fonctionner quand vous avez une équipe de support suffisamment dimensionnée mais cela ne convient pas dans la plupart des cas de figure. Cela engendre même de la frustration auprès des collaborateurs et peut générer l'effet inverse, à savoir, renforcer le Shadow IT.

Comme les collaborateurs doivent déjà s'organiser au mieux pour télé-travailler, il est important de proposer une solution fluide et simple à mettre en place.
Une des solutions est d'identifier des référents métiers que vous pouvez former et informer. En définissant un périmètre d'accompagnement restreint (entités, services, équipes, …) l'accompagnement et la mise en place des équipes se fait de manière plus efficace et structurée. Ces référents auront ainsi la main pour créer des Teams sur la base de modèles prédéfinis.
  • Gagnez du temps en modélisant les besoins
Lorsque l'on créé une équipe dans Teams, le premier réflexe est de la personnaliser (ajouter des onglets, organiser ses canaux, inviter les collaborateurs …).

Cela donne lieu à au moins deux types de scénarios :

  • - J'ai besoin d'une équipe de base simple, préconfigurée que je souhaite personnaliser
  • - J'ai besoin d'une équipe spécifique, pour un besoin métier bien définis dans le cadre d'un process qualité, chantiers, projets, appels d'offres, séminaire …)
  • Le premier scénario donne lieu à un modèle générique qui encapsule les applications les plus utilisées (OneNote, Planner, …). Ce modèle peut alors être mis en accès à tous les référents métier, un modèle générique à personnaliser.
Le second scénario demande une réflexion et de l'accompagnement, au préalable, sur l'organisation et le fonctionnement internes des équipes. Cette organisation est souvent déjà existante d'un point de vue organisationnelle, les équipes ont déjà un plan de classement et des process de fonctionnement. L'idée est donc de transformer ce plan de classement et ces process en une structuration claire dans une équipe Teams. Ce qui peut donne lieu à un modèle d'équipe intégrant des canaux, onglets, applications, Propriétaires, … prédéfinis, prêt à l'emploi et respectant l'organisation selon un business case identifié.
  • Anticiper le multiplication des équipes
Qu'il soit d'ordre technique ou analytique, le suivi des équipes créées est le nerf de la guerre, gérer le cycle de vie des équipes et définir une stratégie d'adoption et un accompagnement adaptés. Et oui, la multiplication exponentielle des équipes ne riment pas forcément avec un succès de l'adoption à coup sûr.

D'un point de vue technique, qui dit création d'équipes Teams, dit implicitement création de Collections de sites, dit aussi convention de nommage à définir pour pouvoir s'y retrouver suite aux créations massives, surtout en cette période de forte demande d'équipe.

Evolusys peut vous accompagner sur les challenges évoquées en s'appuyant sur de nombreuses expériences d'accompagnement.

Tout ce dont nous venons de parler d'un point de vue usage et fonctionnel peut réellement se concrétiser. Il serait dommage de bloquer le déploiement de Teams ou au contraire d'ouvrir massivement pour se retrouver submergé d'équipes et de collections de site en doublon pour des usages similaires. Le secret réside dans la mise en place d'une gouvernance agile, efficace et évolutive.

Pour aller plus loin et optimiser la gouvernance Teams avec Powell Teams, réel atout à avoir dans ses applications Teams

L’application Powell Teams de la suite Powell Software, bientôt disponible dans le store de Microsoft Teams, est dès à présent disponible en déploiement manuel. Elle offre aux collaborateurs une plateforme claire tout en donnant aux administrateurs un moyen de garder simplement la main sur la gestion des équipes. 

Notre programme d'accompagnement sur Powell Teams :

- 2 mois gratuits d’utilisation de Powell Teams
- 1 atelier d’accompagnement
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